Des emplois pour faire grandir la culture

Rôle

Relevant de la direction générale, la personne nommée à ce poste joue un rôle clé dans la coordination des projets organisationnels et le soutien administratif stratégique. Elle contribue au bon fonctionnement de l’organisme en assurant le suivi des échéanciers, la coordination des collaborateurs internes et externes, ainsi que l’organisation des activités liées à la gouvernance et à la direction.

Dans un environnement 100 % numérique, cette personne contribue, pour une durée d’environ 5 à 6 mois, à mettre en place des méthodes efficaces de travail et sera amenée à collaborer activement à l’implantation de nouvelles technologies. Nous cherchons une personne qui est à l’aise dans une dynamique organisationnelle en croissance et qui implique une adaptation en continu.

Responsabilités

Gestion de projet (50 %)

• Assurer le suivi des échéanciers des projets et veiller au respect des livrables.
• Relancer les collaborateurs et collaboratrices internes et externes afin de maintenir l’avancement des dossiers.
• Coordonner les suivis liés aux projets d’ententes de données avec les partenaires culturels.
• Demeurer au fait des échéanciers de renouvellement des ententes et signaler les actions à venir à la direction générale.
• Contribuer à la documentation, au classement et au suivi des informations nécessaires à la réalisation des projets.

Soutien administratif (50 %)

• Gérer l’agenda de la direction générale en collaboration avec le département du marketing et des communications.
• Organiser les réunions d’équipe et les rencontres des comités de gouvernance.
• Préparer les ordres du jour, les documents de réunion et les suivis nécessaires.
• Rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions et des actions à réaliser.
• Soutenir la direction générale dans diverses tâches administratives, de coordination et de communication interne.

• Assumer toutes autres responsabilités connexes.

Scolarité et expérience

• Formation collégiale en administration, gestion de projets, communication ou tout autre domaine connexe.
• Minimum de 2 ans d’expérience dans un poste similaire.
• Expérience en coordination de projet, en soutien à la direction ou à l’administration, et au sein d’un organisme à but non lucratif, un atout.

Ou

• Expérience dans un rôle similaire et/ou toute expérience transférable, avec preuves de succès à l’appui.

Compétences et intérêts

• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs usuels, familiarité avec Claude Cowork, un atout.
• Excellentes capacités à communiquer en français, autant à l’oral qu’à l’écrit.
• Excellentes habiletés d’organisation, de planification et de suivi.
• Grande proactivité, rigueur, autonomie et souci du détail.
• Capacité à travailler dans un environnement en croissance rapide.
• Esprit d’analyse et de synthèse.
• Intérêt marqué pour le milieu culturel, numérique ou associatif.
• Intérêt et capacité à optimiser les processus à l’aide des outils d’intelligence artificielle.

Ce que nous offrons

• Une mission novatrice et des projets soutenant l’ensemble du milieu culturel au Québec.
• Un salaire qui considère le marché de l’emploi actuel.
• Un mode de travail hybride (deux journées en présentiel dans nos bureaux situés en plein cœur du Quartier des spectacles à Montréal et trois journées à distance).
• Un comité social avec des activités conviviales.
• Des possibilités de participer à des sorties culturelles variées.

Date d’entrée en poste

Il s’agit d’un tout nouveau poste à la suite d’une période de transition à la direction générale de l’organisation. L’entrée en poste est prévue dans l’immédiat.

À noter que le poste peut prendre différentes formes, selon le profil et la disponibilité de la personne retenue : une collaboration à titre de pigiste ou un mandat à durée déterminée qui s’inscrit sous la forme d’un partenariat ou d’un contrat de 5 à 6 mois, débutant vers la mi-septembre et se terminant entre la mi-janvier et le mois de février.

Si ce poste vous intéresse, veuillez soumettre votre curriculum vitæ à l’adresse suivante : emplois@lavitrine.com. Veuillez noter que nous ne communiquerons qu’avec les personnes retenues pour la suite du processus.